Revista

El libro "Negociación, Comunicación y Cortesía Verbal" del año 2004 de Ediciones 2010 nos da las claves para saber gestionar una útil herramienta de cortesía que aumenta la eficacia y facilita la comunicación. Esta herramienta es la disposición ambiental del espacio físico escenario de la negociación. Y ¿cuál es el elemento fundamental en la creación de este ambiente dentro de un marco empresarial? Pues, por curioso que parezca, la colocación de las mesas y de las sillas, ya que esto será lo que marque las prioridades en el trato, la comodidad para estar más o menos tiempo,  el grado de intimidad buscado, los ruidos o molestias procedentes del exterior...

He aquí las disposiciones preestablecidas más importantes que debe conocer todo aquel cuya tarea sea organizar reuniones y quiere que sean todo un éxito:

MESA DE ENTREVISTA DE NEGOCIACIÓN

Esta es la colación de mesas y sillas más habitual en las  reuniones con clientes o con trabajadores, proveedores...

MESA DE NEGOCIACIÓN

Es una ampliación de la mesa de entrevista en la que cada una de las partes no está formada solo por un individuo, sino que se trata de equipos, normalmente de tres personas, en los que hay un líder, un sintetizador y un observador. Los líderes se sientan enfrentados en el centro de cada uno de los bandos. Cuando se trata de equipos de negocios muy amplios se suele organizar en diferentes mesas de negociación que solo se juntan a la hora de la firma del acuerdo final.

MESA DE COMIDA DE NEGOCIOS

También se trata de una ampliación especial de la entrevista de negociación que se hace para acoger a dos equipos de negociación  reducidos en casos donde se necesita una interacción muy fluida. Suele utilizarse en conversaciones de alto nivel, por ejemplo, la firma de un acuerdo comercial. La disposición de la mesa es sencilla: los interlocutores líderes se sientan enfrentados con los colaboradores a su derecha, creando cuatro áreas de trabajo equitativas.

MESA DE MEDIACIÓN

Son las utilizadas en las reuniones entre dos partes y un tercero, el mediador, que es totalmente imparcial. Su disposición básica es una mesa ovalada, donde las partes se encuentran frente a frente pero se reserva la presidencia al mediador o a los mediadores, con el fin de favorecer el flujo comunicativo y para otorgarle la autoridad en el caso de que sea necesario.

MESA DE NEGOCIACIÓN CON MULTIPLES PARTES

Cuando en un proceso intervienen más de dos partes, resulta eficaz la disposición en mesas redondas, debido a su capacidad para favorecer la interacción entre todos los asistentes. Los miembros de cada equipo de negociación se sientan juntos para trabajar estrechamente. Por su complejidad, este tipo de mesa requiere una fuerte relación cooperativa entre las partes o nombrar un mediador lo más neutral posible, de lo contrario se correría el riesgo de que el líder del equipo más fuerte termine ejerciendo como coordinador de la negociación, imponiendo sus propios criterios.